Cbtis No.198 (Centro de Bachillerato Técnico Industrial y de Servicios)
Materia: Elabora documentación administrativa
Tema: Manuales
Integrantes:
Julieta Delgado Mendoza
Carmen Daniela Escogido Palacios
Diana Paola Espíritu Prado
Sheyla Andrea Falcón Fuentes
Fernanda Karina Figueroa Casique
Fecha: 1/abril/2014
Grado y grupo: 2°H
Introducción
Los manuales son el conjunto de orientaciones o instrucciones con el fin de guiar o mejorar la eficacidad de las tareas a realizar; existen diferentes tipos de manuales, en este trabajo se hablará acerca de en qué consiste cada uno de ellos y cuáles son sus características.
Manual de bienvenida
Concepto:
Es un documento que se entrega cada vez que se incorpora un nuevo empleado en la empresa, en él se incluyen todas las cosas que el nuevo colaborador debe saber respecto al conjunto de la empresa y a sus funciones.
La finalidad del manual es ofrecer una descripción actualizada, concisa y clara de las actividades contenidas en cada proceso.
Características:
1. Bienvenido/a.
2. Historia.
3. La cultura corporativa de la empresa.
4. La organización.
5. El primerdía en la empresa.
6. Anexos.
Ejemplo:
Fuente:
http://www.buenastareas.com/ensayos/Manual-De-Bienvenida/1129453.html
Manual de organización
Es un documento de control administrativo que tiene como propósito, orientar al personal de la empresa en la ejecución de las labores asignadas a cada órgano administrativo; asimismo, delimitar responsabilidades, evitar duplicidades e identificar omisiones; además sirve como instrumento de apoyo para el control, evaluación y seguimiento de los objetivos institucionales, así como medio de orientación e información al público en general, logrando mediante su adecuada implementación la correspondencia funcional entre puestos y estructura.
Características:
a) Introducción.
b) Objetivo del manual.
c) Antecedentes históricos.
d) Marco jurídico.
e) Atribuciones.
f) Misión y visión.
g) Estructura orgánica.
h) Organigrama.
i) Objetivo y funciones.
j) Glosario de términos
Ejemplo:
Cuando un trabajador llega nuevo a una empresa forzosamente debe ser capacitado y esta capacitación se encuentra en el manual de organización.
Fuente:
Manual de políticas
Documento que incluye las intenciones o acciones generales de la administración que es probable que se presenten en determinadas circunstancias.
Las políticas son la actitud de la administración superior. Las políticas escritas establecen líneas de guía, un marco dentro del cual el personal operativo pueda obrar para balancear las actividades y objetivos de la dirección superior según convenga a las condiciones del organismo social.
Características de manual de políticas
· Índice
· Objetivos del Manual
· Alcance
· Como usar el manual
· Revisiones y recomendaciones
· Introducción
· Organigrama
· Declaraciones de Políticas
Ejemplo:
Fuente
http://www.monografias.com/trabajos29/manual-politicas/manual-politicas.shtml#ixzz2x0TcdFS1
Manual descripción de puestos
Es un documento conciso de información objetiva que identifica la tarea por cumplir y la responsabilidad que implica el puesto. Además bosqueja la relación entre el puesto y otros puestos en la organización, los requisitos para cumplir el trabajo y su frecuencia o ámbito de ejecución.
Características
· Síntesis del puesto
· Deberes y responsabilidades
· Preparada por, aprobada por y fecha
· Cualidades clave, requisitos y otras condiciones del puesto
· Especificación de puesto
Ejemplo:
Fuente
http://www.rrhh-web.com/analisisdepuesto4.html
Manual departamental
Es un documento que contiene información clasificada y válida sobre la estructura de una compañía, sus funciones y productos departamentales. En su contenido están los organigramas y descripción departamental de funciones y de productos.
Características:
Contiene:
1. Introducción
2. Directora de funcionarios
3. Historia
4. Fundamentos legal
5. Objetivo de manufactura
6. Políticas
7. Estructura orgánica
8. Funciones y descripción de puesto
Ejemplo:
Cuando en una empresa se hace un manual del departamento de finanzas y lleva acabo el manejo de documentos contables.
Fuente:
http://baldeck-carlos.blogspot.mx/2010/06/manuales-de-organizacion-departamental.html
Manual de contenido múltiple
Es el documento que contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa, de dos o más de ellas.
El manual incluye además los puestos o unidades administrativas que intervienen precisando su responsabilidad y participación.
En él se encuentra registrada y transmitida sin distorsión la información básica referente al funcionamiento de todas las unidades administrativas, facilita las labores de auditoría, la evaluación y control interno y su vigilancia, la conciencia en los empleados y en sus jefes de que el trabajo se está realizando o no adecuadamente.
Características:
· Tabla de contenido
· Introducción
· Instrucciones para el uso del manual
· Cuerpo del manual
· Glosario de términos
· Conclusiones
· Recomendaciones
· Anexos
Ejemplo:
Fuente:
Manual de técnicas
Un manual técnico es aquel que va dirigido a un público con conocimientos técnicos sobre algún área.
La documentación de proyectos es importante para identificar más fácilmente los aspectos y características que forman parte de un proyecto. Una adecuada documentación le proporciona identidad y "personalidad" a un proyecto, de manera que los usuarios irresponsables del mismo podrán reconocer más fácilmente las ventajas y desventajas, características y funcionalidades, funciones y ventajas, así como costos y beneficios que impliquen el desarrollo del proyecto
Características:
1. Índice
Relación de los capítulos y páginas correspondientes que forman parte del documento
2. Introducción.
Se debe presentar una breve descripción del sistema desarrollado, que contemple el ámbito abarcado, cuál es su función principal y un detalle de las funciones macros o partes que lo componen. Puede incluir un mensaje de la máxima autoridad de las áreas comprendidas en el manual.
2.1. Objetivo general del sistema
Se debe de describir el objetivo general del sistema.
2.2. Objetivos específicos
Se deben describir brevemente los objetivos específicos que se cumplieron con el desarrollo del sistema.
3. Contenido técnico
3.1. Definición de reglas del negocio implementadas en el sistema desarrollado.
3.2. Diagramas de flujo de datos, junto con su respectivo diccionario de datos.
3.3. Controles de auditoría implementados en el sistema.
3.4. Descripción de campos requeridos por pantalla con presentación de pantallas.
3.5. Diagrama de navegación del sistema.
3.6. Requerimientos de interface con otros sistemas.
3.7. Modelo lógico de datos, diagrama entidad-relación.
3.8. Modelo de datos físico, junto con su respectivo diccionario de datos
Ejemplo:
Fuente:
Manual de procedimientos
Un manual de procedimientos es el documento que contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa, o de dos ó más de ellas.
El manual incluye además los puestos o unidades administrativas que intervienen precisando su responsabilidad y participación.
Suelen contener información y ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos necesarios, máquinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la empresa.
En él se encuentra registrada y transmitida sin distorsión la información básica referente al funcionamiento de todas las unidades administrativas, facilita las labores de auditoría, la evaluación y control interno y su vigilancia, la conciencia en los empleados y en sus jefes de que el trabajo se está realizando o no adecuadamente.
Características:
· Logotipo de la organización.
· Nombre oficial de la organización.
· Denominación y extensión. De corresponder a una unidad en particular debe anotarse el nombre de la misma.
· Lugar y fecha de elaboración.
· Número de revisión (en su caso).
· Unidades responsables de su elaboración, revisión y/o autorización.
· Clave de la forma. En primer término, las siglas de la organización, en segundo lugar las siglas de la unidad administrativa donde se utiliza la forma y, por último, el número de la forma. Entre las siglas y el número debe colocarse un guión o diagonal.
Ejemplo:
Fuente:
http://www.monografias.com/trabajos13/mapro/mapro.shtml
Conclusión
Los manuales son instrumentos administrativos que contiene de forma explícita, ordenada y sistemática información sobre objetivos, políticas, atribuciones, organización y procedimientos de los órganos de una institución. Es muy importante para nosotros tener el conocimiento, saber el concepto y características de cada uno de los manuales, para así poder elaborarlos. Este trabajo nos sirvió de mucho, ahora conocemos los manuales a fondo, cada una de sus características, podemos elaborarlos con facilidad.
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