Memorando externo

Concepto:

Los memorándum son un método interno de comunicación en una empresa. Estos pueden utilizarse también como método externo, si es que la correspondencia es entre dos compañías. Los memorándum se utilizan para comunicar información, como realizar las tareas dentro de un departamento o comunicar noticias que necesitan llegar a una amplia audiencia. Los "memos" predefinidos y correos han hecho la comunicación más fácil, por eso es útil saber cómo escribirlo partiendo de cero.

Características:

1.    Escribe el encabezado. Este contiene información sobre el destinatario, el remitente, la fecha y el asunto. El asunto debe ser una oración pequeña que describa todo el contenido del "memo".

2.    Redacta el párrafo de introducción. El primer párrafo debe indicar claramente la intención del memorándum y un resumen de la información que será presentada en el cuerpo de este.

3.   
Describe brevemente el asunto. La razón de la publicación de un memorándum debe ser resumida de manera concisa. Las oraciones que determinan el asunto deben ser cortas, específicas y, en su mayoría, basadas en hechos.

4.   
Explica las soluciones en curso. Si estás trabajando en la solución de un problema o tienes una idea de cómo puede ser resuelto, el tercer párrafo es el lugar para describirlo. Si el propósito del "memo" es informar malas noticias, utiliza este párrafo para resaltar los aspectos positivos.

5.    Resume tus ideas principales en el cuarto párrafo. Si el memorándum es corto, esta es una sección opcional. Pero si el "memo" ocupa más de una página, una sección de resumen destacando los principales puntos mencionados es útil. Esto garantizará que los puntos principales no se "pierdan" en el cuerpo del "memo". Puedes usar una lista con viñetas para que esta sección resalte.

6.   
Termina el "memo" incluyendo lo que deben hacer los receptores y una fecha límite para realizar la acción solicitada. Incluye cualquier información acerca de la comunicación posterior en este último párrafo.

7.    Firma el "memo". Este paso es opcional, pero algunas compañías lo añaden para seguir la práctica formal de completar la correspondencia con la firma del remitente encima del nombre impreso del mismo.

8.    Revisa el “memo”. Antes de enviarlo interna o externamente, asegúrate que el contenido sea gramaticalmente correcto. Si el “memo” contiene información confidencial, revisa la política de tu compañía para ver quién lo puede corregir o leer.

Ejemplo:

Fecha:

Memorandum

De:

Para:

Asunto: _______________________

Texto: ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Firma: ______________________